مصوبات جلسات شهرداری

شهرداری در طول سال صدها جلسه مدیریتی، کمیسیون تخصصی و نشست هماهنگی برگزار می‌کرد که خروجی آن‌ها مجموعه‌ای از مصوبات و اقدامات اجرایی بود. با این حال پیگیری این مصوبات عمدتاً به‌صورت دستی، از طریق مکاتبات اداری، فایل‌های اکسل و گزارش‌های پراکنده انجام می‌شد. نبود یک سامانه متمرکز برای ثبت، ارجاع و نظارت بر اجرای مصوبات باعث می‌شد بخشی از تصمیمات با تأخیر اجرا شوند یا وضعیت پیشرفت آن‌ها به‌صورت دقیق مشخص نباشد. همچنین مدیران ارشد شهرداری امکان مشاهده لحظه‌ای میزان پیشرفت مصوبات و عملکرد واحدهای مسئول را در اختیار نداشتند.

شهرداری با استقرار سامانه مدیریت مصوبات جلسات مبتنی بر اتوماسیون گردش کار، فرآیند ثبت و پیگیری تصمیمات را دیجیتالی کرد. تمامی مصوبات جلسات به همراه مسئول اجرا، زمان‌بندی، اولویت و شاخص‌های ارزیابی در سامانه ثبت شدند. پس از تصویب هر مصوبه، وظایف به‌صورت خودکار به واحدهای مربوطه ارجاع داده می‌شد و وضعیت اجرای آن‌ها در تمامی مراحل قابل مشاهده بود. سامانه همچنین امکاناتی نظیر اعلان‌های هوشمند، گزارش‌های مدیریتی، داشبوردهای تحلیلی، ثبت مستندات اجرایی و ارسال هشدار برای اقدامات معوق را در اختیار مدیران قرار داد.