مدیریت اسناد

سامانه مدیریت اسناد «امین» پلتفرم ECM (مدیریت محتوای سازمانی) برای ثبت، بایگانی، بازیابی، نسخه‌بندی و کنترل چرخه عمر اسناد است. نامه‌های اداری، قراردادها، پرونده پرسنلی، صورتجلسات و اسناد مالی در یک مخزن مرکزی با سیاست دسترسی، محرمانگی و ردپای کامل نگهداری می‌شوند.

مدل محصول بر «مخزن مرکزی — فراداده — OCR — گردش تأیید — Audit Trail» بنا شده است. اسناد دیگر در ایمیل شخصی یا درایوهای پراکنده گم نمی‌شوند؛ هر سند شناسه، نسخه، مالک و تاریخچه مشخص دارد.

مدل قابلیت‌های این محصول

• آرشیو دیجیتال یکپارچه: نامه، قرارداد، پرونده و پیوست در یک مخزن
• نسخه‌بندی کامل: تاریخچه ویرایش و بازگشت به نسخه قبلی
• OCR فارسی: استخراج متن از اسکن و جستجو داخل تصویر
• فراداده ساختاریافته: شماره، تاریخ، واحد، طبقه‌بندی و برچسب
• جستجوی پیشرفته: فیلتر چندمعیاره و تمام‌متن
• کنترل دسترسی چندلایه: نقش، واحد، سطح محرمانگی
• گردش تأیید سند: بازبینی، تأیید، امضا و بایگانی نهایی
• امضای دیجیتال: پشتیبانی از اعتبار الکترونیک اسناد رسمی
• Audit Trail: ثبت مشاهده، ویرایش، چاپ، دانلود و حذف

مناسب برای چه سازمان‌هایی؟

دبیرخانه‌ها، واحدهای حقوقی، منابع انسانی، مالی، پروژه و بایگانی سازمان‌های دولتی و خصوصی که حجم بالای مکاتبات و الزام ممیزی دارند. این محصول با گردش‌ساز، فرم‌ساز و مصوبات یکپارچه است و پایه آرشیو الکترونیک بدون کاغذ را می‌سازد.

ارزش کلیدی: امنیت چندلایه، بازیابی سریع اسناد، انطباق قانونی، کاهش هزینه چاپ و بایگانی فیزیکی و استقرار On-Premise در شبکه داخلی.