دیجیتالیسازی فرآیندهای منابع انسانی در بانک
مطالعه موردی دیجیتالیسازی فرآیندهای منابع انسانی در بانک با استفاده از فرمساز سازمانی و اتوماسیون گردش کار. کاهش زمان رسیدگی از ۷ روز به ۲ روز و افزایش بهره…
انتشار:
بهروزرسانی:
چالش
واحد منابع انسانی بانک با حجم بالایی از درخواستهای پرسنلی شامل مرخصی، مأموریت، اضافهکاری، گواهی اشتغال، درخواست تجهیزات، ارزیابی عملکرد و فرآیندهای جذب نیرو مواجه بود. این درخواستها بهصورت دستی، کاغذی یا از طریق ایمیل مدیریت میشدند و برای تأیید نیاز به گردش بین چندین واحد داشتند. نبود شفافیت در وضعیت درخواستها، تأخیر در تأییدها، دشواری پیگیری سوابق و حجم بالای مکاتبات داخلی باعث افزایش زمان رسیدگی و کاهش رضایت کارکنان شده بود. همچنین مدیریت بانک به گزارشهای لحظهای از عملکرد فرآیندهای منابع انسانی دسترسی نداشت.
راهحل
بانک با استقرار فرمساز سازمانی و سامانه اتوماسیون گردش کار، تمامی فرآیندهای منابع انسانی را دیجیتالی کرد. فرمهای الکترونیکی برای انواع درخواستهای پرسنلی طراحی شد و گردش تأییدات بر اساس ساختار سازمانی بانک بهصورت خودکار تعریف گردید. سامانه امکان ثبت درخواست از طریق پرتال کارکنان، اطلاعرسانی خودکار، ثبت سوابق، مدیریت SLA و گزارشگیری مدیریتی را فراهم کرد. همچنین فرآیندهای منابع انسانی با سیستمهای موجود سازمان یکپارچه شدند تا اطلاعات بدون ورود مجدد دادهها بین سامانهها تبادل شود.
نتایج
پس از اجرای پروژه، زمان رسیدگی به درخواستهای منابع انسانی از میانگین ۷ روز به کمتر از ۲ روز کاهش یافت. شفافیت کامل در وضعیت درخواستها ایجاد شد و کارکنان توانستند در هر لحظه وضعیت درخواست خود را مشاهده کنند. حجم مکاتبات کاغذی به میزان قابل توجهی کاهش یافت و تمامی سوابق در بستر دیجیتال نگهداری شد. همچنین مدیران منابع انسانی به داشبوردهای تحلیلی دسترسی پیدا کردند و توانستند گلوگاههای فرآیندی را شناسایی و عملکرد واحدها را بهبود دهند. این تحول دیجیتال باعث افزایش رضایت کارکنان، کاهش هزینههای عملیاتی و تسریع ارائه خدمات منابع انسانی شد.
ROI: ۱۸۰٪