آرشیو اسناد هلدینگ صنعتی

هلدینگ صنعتی پارس روزانه با حجم قابل توجهی از قراردادها، نقشه‌های فنی، مدارک مهندسی، مستندات پروژه، مکاتبات اداری و گزارش‌های عملیاتی سروکار داشت. این اسناد در فایل‌سرورها، پوشه‌های اشتراکی شبکه، ایمیل‌ها و بایگانی‌های فیزیکی پراکنده بودند و یافتن نسخه نهایی هر سند زمان زیادی از کارکنان می‌گرفت. نبود ساختار یکپارچه برای مدیریت اسناد موجب ایجاد نسخه‌های تکراری، افزایش ریسک از دست رفتن اطلاعات و دشواری در کنترل دسترسی به مستندات حساس شده بود. همچنین تیم‌های مهندسی و اجرایی برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز خود ناچار بودند زمان زیادی را صرف جستجو در منابع مختلف کنند که این موضوع بهره‌وری پروژه‌ها را کاهش می‌داد.

به منظور یکپارچه‌سازی مستندات سازمانی، سیستم مدیریت اسناد (DMS) امنیت در هلدینگ پیاده‌سازی شد. تمامی اسناد فنی، اداری و پروژه‌ای در یک مخزن متمرکز ذخیره شدند و ساختار طبقه‌بندی استاندارد برای دسته‌بندی و آرشیو اطلاعات طراحی گردید. قابلیت‌های نسخه‌بندی اسناد، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، گردش تأیید مستندات، جستجوی پیشرفته و ثبت سوابق تغییرات در اختیار کاربران قرار گرفت. همچنین اسناد قدیمی از بایگانی‌های پراکنده به سامانه منتقل شدند و فرآیند نگهداری و بازیابی اطلاعات به صورت کاملاً دیجیتال انجام شد.